为加强公文管理，规范文件档案，特制定本规定。

1、档案工作业务上接受校档案馆的指导、监督与检查。

2、确定一名副部（处）长分管档案工作，实行全面领导。配备一名专（兼）职档案人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作等。

3、档案员负责各类档案和资料的接收、征集、整理、编目、鉴定、保管、销毁和统计工作；参与学校档案信息工作整体化建设。

4、归档的文件材料必须完整、准确、系统地归档保存。不得分散存放在各业务部门，更不允许将职务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝向档案室移交。

5、凡需归档的文件材料，必须“遵循文件的自然形成规律、保持文件材料之间的有机联系，便于保管利用”的原则进行系统整理组卷后向档案室移交。

6、凡应归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰；不能用易褪色（如铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等）、易变质的材料书写；不能有金属物装订。要符合《高等学校档案工作规范》要求。

7、归档时间：在次年六月底前归档；特别珍贵的档案，可随时归档。

8、各部门向档案室移交档案，必须填写移交清单一式两份，交接双方签字盖章。归档单位与档案室各一份分别保存。

9、处内兼职档案人员有责任检查、督促和协助专业人员做好文字材料的收集、积累、立卷和归档工作。

10、本处工作人员因工作需要可查阅、借阅本部门归档的档案.。

11、查阅档案必须严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全。借出的档案不准带到公共场所或家中，不得遗失、污损、涂改、抽拆和转借。归还档案时应当面检查注销。如有损坏、丢失档案或泄密者，应及时报告，以便采取补救措施。